Документальное оформление начисления и выплаты заработной платы

4. Документальное оформление и учет расчетов с персоналом по оплате труда

Документальное оформление начисления и выплаты заработной платы

Заработнаяплата выплачивается не реже, чем каждыеполмесяца (ст. 136 ТК РФ). В соответствиис требованиями ст.

236 Трудового кодексаРФ при нарушении работодателемустановленного срока выплаты заработнойплаты, оплаты отпуска, выплат приувольнении и других выплат, причитающихсяработнику, работодатель обязан выплатитьих с уплатой процентов (денежнойкомпенсации) в размере не ниже однойтрехсотой действующей в это время ставкирефинансирования Банка России от невыплаченных в срок сумм за каждый деньзадержки начиная со следующего дняпосле установленного срока выплаты подень фактического расчета включительно.Конкретный размер выплачиваемойработнику денежной компенсации можетбыть определен также коллективным илитрудовым договором.

Дляопределения суммы заработной платы,подлежащей выдаче на руки работникам,необходимо определить сумму заработкаработников за месяц и произвести изэтой суммы необходимые удержания. Этирасчеты производят обычно врасчетно-платежной ведомости (форма №Т-49), которая, кроме того, служит идокументом для выплаты заработной платыза месяц.

Вряде организаций (особенно крупных)вместо расчетно-платежных ведомостейприменяют отдельно расчетные ведомости(форма № Т-51) и платежные ведомости(форма № Т-53). В расчетной ведомостисодержатся все расчеты по определениюсумм заработной платы, подлежащихвыплате работникам. Платежную ведомостьиспользуют лишь для выплаты заработнойплаты.

Авансза первую половину месяца обычно выдаютпо платежным ведомостям.

Заработнуюплату выдают из кассы в течение трехдней.

По истечении этого срока кассирпротив фамилий работников, не получившихзаработную плату, делает отметку«Депонировано», составляет реестрневыданной заработной платы и натитульном листе ведомости указываетфактически выплаченную и не полученнуюработниками сумму заработной платы.Суммы, не выплаченной в срок заработнойплаты, по истечении трех дней сдают вбанк на расчетный счет.

Навыданную сумму заработной платысоставляется расходный кассовый ордер(форма № КО-2), номер и дата которогопроставляются на последней страницеведомости.

Журналрегистрации платежных ведомостей (форма№ Т-53а) применяется для учета и регистрацииплатежных ведомостей по произведеннымвыплатам работникам организации. Ведетсяработником бухгалтерии.

Выплаты,не совпадающие со временем выдачизаработной платы (внеплановые авансы,отпускные суммы и т.п.), производят порасходным кассовым ордерам, на которыхделают пометку «Разовый расчет позаработной плате».

Расчетно-платежнаяведомость выполняет несколько функций- расчетного документа, платежногодокумента – и, кроме того, служит регистроманалитического учета расчетов сработниками по оплате труда.

Однакона практике использовать расчетно-платежныеведомости для подсчета средней заработнойплаты за какой-либо предшествующийпериод (например, за три месяца приоплате отпуска) неудобно, посколькунеобходимо делать трудоемкие выборкииз различных ведомостей.

Поэтому ворганизации на каждого работникаоткрывают лицевые счета (формы № Т-54 и№ Т-54а), в которых записывают необходимыесведения о работнике (семейное положение,разряд, оклад, стаж работы, времяпоступления на работу и др.), все видыначислений и удержаний из заработнойплаты за каждый месяц.

По этим даннымлегко рассчитать средний заработок залюбой период времени.

Форма№ Т-54 применяется для записи всех видовначислений и удержаний из заработнойплаты на основании первичных документовпо учету выработки и выполненных работ,отработанного времени и документов наразные виды оплат. На основании данноголицевого счета составляют расчетнуюведомость по форме № Т-51.

Форма№ Т-54а используется при обработкеучетных данных с применением средстввычислительной техники и содержиттолько условно – постоянные реквизитыработника. Данные по расчету заработнойплаты, полученные на бумажных носителях,вкладываются ежемесячно в лицевой счет.Вторая страница используется дляпечатания кодов видов оплат и удержаний.

Взависимости от выполненных работзаработная плата может включаться всостав расходов по обычным видамдеятельности в расходы будущих периодов,в состав внеоборотных активов, в составвнереализационных расходов, а также всостав чрезвычайных расходов. Крометого, начисление заработной платы можетпроизводиться за счет резервов предстоящихрасходов, за счет чистой прибылиорганизации, за счет средств целевогофинансирования.

Расчетыпо заработной плате учитываютсяна счете 70 «Расчеты с персоналом пооплате труда». В зависимости от того,куда включаются расходы по начислениюзаработной платы, такая проводка иотражается в учете.

Начислениезаработной платы основным рабочим (тоесть занятым непосредственно в процессепроизводства) будет отражено проводкой:Дебет 20 Кредит 70.

Начислениезаработной платы рабочим вспомогательногопроизводства (например, рабочим котельной)будет отражено проводкой: Дебет 23 Кредит70.

Начислениезаработной платы сотрудникам, обслуживающимосновное производство (например,начальнику цеха), будет отраженопроводкой: Дебет 25 Кредит 70.

Начислениезаработной платы сотрудникамуправленческого аппарата будет отраженопроводкой: Дебет 26 Кредит 70.

Начислениезаработной платы за счет резервапредстоящих платежей (например, резервдля отпусков) будет отражено проводкой:Дебет 96 Кредит 70.

Начислениезаработной платы работникам детскогосада будет отражено проводкой: Дебет91 Кредит 70.

Начислениезаработной платы рабочим по затратамкапитального характера (например, помонтажу оборудования) будет отраженопроводкой: Дебет 08 Кредит 70.

Начислениезаработной платы рабочим за счет чистойприбыли организации (например, премияк юбилею) будет отражено проводкой:Дебет 99 Кредит 70.

Начислениезаработной платы рабочим за счет средствцелевого финансирования (например, засчет средств полученного гранта) будетотражено проводкой: Дебет 86 Кредит 70.

Начислениематериальной помощисотрудникам предприятия проводится вбухгалтерском учете следующей проводкой:

Дебет91 Кредит 70 – начислена материальнаяпомощь.

Еслиакционерами или участниками обществабыло принято решение о расходованииприбыли (по сути произведено распределениеприбыли), то начисление материальнойпомощи проводится в бухгалтерском учетеследующей проводкой: Дебет 84 Кредит 70

Начисленнаяматериальная помощь может быть выплаченакак вместе с заработной платой по единойведомости, так и отдельно.

Вслучае выплаты материальной помощивместе с заработной платой на ее выплатуне нужно составлять отдельную ведомость.Если же материальная помощь выплачиваетсяне в сроки выплаты заработной платы иее получают одновременно три и болеечеловек, то необходимо составитьплатежную ведомость. В остальных случаяхматериальная помощь выплачивается порасходному кассовому ордеру.

Выплатаматериальной помощи сотруднику черезкассу предприятия в бухгалтерском учетеотражается следующей проводкой:

Дебет70 Кредит 50 – выплачена материальнаяпомощь работникам предприятия из кассыпредприятия.

Начислениематериальной помощи бывшим сотрудникампредприятия, а также другим физическимлицам, не состоящим в трудовых отношенияхс предприятием, проводится в бухгалтерскомучете следующей проводкой:

Дебет91 Кредит 76 – начислена материальнаяпомощь бывшим сотрудникам предприятия.

Еслиакционерами или участниками обществабыло принято решение о распределениичасти прибыли на выплату материальнойпомощи, то начисление материальнойпомощи бывшим сотрудникам предприятия,а также другим физическим лицам, несостоящим в трудовых отношениях спредприятием, проводится в бухгалтерскомучете следующей проводкой:

Дебет84 Кредит 76 – начислена материальнаяпомощь бывшим сотрудникам предприятия.

Выплатаматериальной помощи не сотрудникампредприятия может также производитьсяпо ведомости или по расходному кассовомуордеру.

Выплатаматериальной помощи через кассупредприятия в бухгалтерском учетеотражается следующей проводкой:

Дебет76 Кредит 50 – выплачена материальнаяпомощь лицам, не являющимся работникамипредприятия.

Выплатаможет быть произведена не только черезкассу предприятия, но также путемперечисления денег с расчетного счетана лицевой счет в сберкассе.

Проводкав бухгалтерском учете: Дебет 76 Кредит51 – перечислена материальная помощь срасчетного счета предприятия лицам, неявляющимся работниками предприятия.

Еслиначисляемая материальная помощь подлежитобложению налогом на доходы с физическихлиц, то облагаемая часть материальнойпомощи приплюсовывается к основнойзарплате, выплачиваемой данномусотруднику в этой организации, иоблагается в общеустановленном порядкепо ставке 13%. В учете начисление подоходногоналога отражается следующими проводками:

Дебет70, 76 Кредит 68 субсчет – удержан НДФЛ сматериальной помощи.

Суммаматериальной помощи не включается вбазу для расчета ЕСН.

Вслучае если акционерами или участникамиобщества было принято решение ораспределении прибыли, в частностивыплате премиизасчет образовавшейся на момент распределенияприбыли, то в бухгалтерском учете онаначисляется проводкой:

Дебет84 Кредит 70.

Востальных случаях она начисляется засчет того же счета, что и непосредственнозарплата данного сотрудника.

Начислениепремии рабочим основного производства(например, рабочим основного цеха) будетотражено проводкой: Дебет 20 Кредит 70.

Начислениепремии рабочим вспомогательногопроизводства (например, рабочим котельной)будет отражено проводкой: Дебет 23 Кредит70.

Начислениепремии сотрудникам, обслуживающимосновное производство (например,начальнику цеха), будет отраженопроводкой: Дебет 25 Кредит 70.

Начислениепремии сотрудникам управленческогоаппарата будет отражено проводкой:Дебет 26 Кредит 70.

Начислениепремии по работам, которые относятся квнереализационным, будет отраженопроводкой: Дебет 91 Кредит 70.

Начислениепремии рабочим по затратам капитальногохарактера (например, по монтажуоборудования) будет отражено проводкой:Дебет 08 Кредит 70.

Начисляемыепремии учитываются в совокупном доходесотрудника при определении налоговойбазы по налогу на доходы физических лици облагаются в общеустановленном порядкепо ставке 13 процентов. В учете начислениеподоходного налога отражается следующейпроводкой:

Дебет70 Кредит 68 субсчет – удержан НДФЛ спремии.

Приначислении доплатза работу в выходные дни,а также праздники в бухгалтерском учетеотражается по тем же счетам, как иначисление основной зарплаты.

Начислениедоплаты за работу в выходные (праздничные)дни рабочим основного производства:Дебет 20 Кредит 70.

Начислениедоплаты за работу в выходные (праздничные)дни рабочим вспомогательного производства(например, рабочие котельной) будетотражено проводкой: Дебет 23 Кредит 70.

Начислениедоплаты за работу в выходные (праздничные)дни сотрудникам, обслуживающим основноепроизводство (например, начальник цеха),будет отражено проводкой: Дебет 25 Кредит70.

Начислениедоплаты за работу в выходные (праздничные)дни сотрудникам управленческого аппаратабудет отражено проводкой: Дебет 26 Кредит70.

Начислениедоплаты за работу в выходные (праздничные)дни по затратам капитального характера(например, по монтажу оборудования)будет отражено проводкой: Дебет 08 Кредит70 и т.п.

Суммыдоплат за работу в выходные и праздничныедни облагаются налогом на доходыфизических лиц, а также подлежат включениюв базу для расчета ЕСН.

Пособиепо временной нетрудоспособностиначисляют за счет средств социальногострахования. В учете данное начислениеотражается проводкой:

Дебет69 Кредит 70 – начисление больничноголиста по общему заболеванию, а также побеременности и родам.

Дебет69 Кредит 70 – начисление больничноголиста по травме, полученной на производстве,а также начисление пособия по увечью,полученному вследствие травмы напроизводстве.

Иногдана предприятии принимаются внутренниедокументы, на основании которых выплатапособий по временной нетрудоспособностипроизводится в повышенных размерахотносительно установленныхзаконодательством. В учете сумма такойдоплаты отражается проводкой:

Дебет91 Кредит 70 – начисление доплаты, связаннойс увеличением размера пособия больничноголиста в соответствии с внутреннимидокументами организации, больничноголиста по общему заболеванию, а также побеременности и родам.

Всоответствии со ст. 217 Налогового кодексаРФ освобождены от налога на доходыфизических лиц государственные пособия(пособие по безработице, по беременностии родам и т.д.). Обычное же пособие повременной нетрудоспособности облагаетсяэтим налогом по ставке 13%.

Чтокасается единого социального налога,то пособия по временной нетрудоспособности,в том числе начисленные сверх установленныхнорм, не включаются в налогооблагаемуюбазу.

Принатуральной форме оплаты труда, т.е.выдаче работникам в качестве оплатытруда готовой продукции, товаров и др.,составляют следующие бухгалтерскиезаписи:

1)Дебет счетов 20, 23, 25 и др. Кредит счета70 – на сумму начисленной заработнойплаты;

2)Дебет счета 70 Кредит счетов 90, 91 – насумму выданной продукции, товаров,материалов в натуре по ценам реализации,включая НДС и акцизный налог;

3)Дебет счетов 90, 91 Кредит счетов 10, 41, 43 -на производственную себестоимостьготовой продукции, фактическуюсебестоимость товаров и материалов,выданных в порядке натуральной оплаты

Неполученная в срок заработная платаоформляется следующей бухгалтерскойзаписью:

Дебетсчета 70 Кредит счета 76 – 4.

Учетрасчетов с депонентами ведут в книгеучета депонированной заработной платы,заполняемой по данным реестра невыданнойзаработной платы. Книгу открывают нагод.

Для каждого депонента в ней отводятотдельную строку, в которой указываюттабельный номер депонента, его фамилию,имя, отчество, депонированную сумму иотметки о ее выдаче.

Суммы, оставшиесяна конец года невыплаченными, переносятв новую книгу, открываемую также на год.

Последующуювыплату депонированной заработнойплаты осуществляют по расходномукассовому ордеру и отражают по дебетусчета 76 и кредиту счета 50 .

Удержанияиз начисленной заработной платыотражают по дебету счета 70 и кредитусчетов:

-68 «Расчеты по налогам и сборам» – насумму налога на доходы физических лиц;

-28 «Брак в производстве» – на суммыудержаний с виновников брака;

-73 «Расчеты с персоналом по прочимоперациям» – на суммы за товары, проданныев кредит, по ссудам банков, по предоставленнымзаймам, на суммы, взысканные в возмещениенедостач, уплаченных штрафов;

-76 «Расчеты с разными дебиторами икредиторами» – на суммы по исполнительнымдокументам и других счетов.

Учетрасчетов по возмещению материальногоущерба осуществляют на счете 73 – 2.

Источник: https://studfile.net/preview/5246854/page:3/

Документальное оформление начисления заработной платы. Налоги и бухг

Документальное оформление начисления и выплаты заработной платы

5.1. Документирование при повременной форме оплаты труда

Штатное расписание.Это организационно-распорядительный документ, в котором приведены организационная структура, перечень должностей на предприятии с указанием количества работников, занимающих такие должности, и размеров должностных окладов.

Типовая форма штатного расписания утверждена только для бюджетных учреждений и организаций.

Предприятия и организации других форм собственности разрабатывают форму штатного расписания самостоятельно, исходя из структуры предприятия, положения об оплате труда, численности работников и т. д.

Вместе с тем за основу такие предприятия могут взять форму штатного расписания, утвержденную «бюджетным» приказом№ 57.

В общем случае штатное расписание содержит гриф утверждения, заголовок и текст.

В тексте указывают:

— наименование структурных подразделений;

— наименование должностей (профессий);

— количество штатных единиц соответствующей должности (профессии);

— размеры должностных окладов (тарифных ставок) по каждой должности;

— месячный фонд заработной платы для работников соответствующей должности (профессии) и в целом по предприятию.

Штатное расписание, как правило, вводят в действие с начала календарного года приказом руководителя предприятия, и действует оно в течение всего года

Более подробно о составлении и утверждении штатного расписания см. в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 7, с. 24.

Табель учета использования рабочего времени. Для учета использования рабочего времени всех категорий работников, контроля за соблюдением ими установленного режима рабочего времени, получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду применяют табель учета использования рабочего времени.

Типовая форма табеля № П-5 утверждена приказом № 489.

Она носит рекомендательный характер и состоит из минимального количества показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений.

При необходимости работодатель может дополнить эту форму другими показателями, необходимыми для учета использования рабочего времени с учетом специфики его деятельности. Об этом говорится в самой форме табеля.

Имейте в виду: табель учета использования рабочего времени ведется всеми юридическими лицами независимо от количества трудоустроенных у них работников. Также уместно вести табель физическим лицам — предпринимателям, особенно если размер заработной платы их наемных работников зависит от отработанного времени.

Табель ведут на весь учетный состав работников отдельно по каждой категории работающих (руководители, специалисты, служащие, рабочие) и в пределах категорий — в порядке табельных номеров или в алфавитном порядке.

Для ведения учета использования рабочего времени каждому работающему присваивают табельный номер

В случае увольнения работника или перевода в другой цех (отдел) не спешите присваивать его табельный номер другому. Во избежание возможной путаницы выждите как минимум 3 года.

Каждого работника включают в табель, как правило, один раз. Исключение — внутренние совместители. Их в табеле указывают дважды: для отражения времени основной работы и времени работы по совместительству.

Табель учета использования рабочего времени оформляют в одном экземпляре за 2 — 3 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц. Включение работника в табель или исключение из него (в связи с увольнением или внутренним перемещением) осуществляют на основании приказов (распоряжений) о приеме на работу и о прекращении трудового договора (контракта).

В свою очередь, отметки в табеле о причинах неявок на работу или о фактически отработанном времени, о работе в сверхурочное время или других отклонениях от нормальных условий работы производят только на основании должным образом оформленных документов по учету личного состава.

Что это за документы? Это приказы о направлении в служебную командировку, о предоставлении отпуска, листки нетрудоспособности и т. д.

Заполненный табель учета использования рабочего времени должен подписать руководитель подразделения.

Учет использования рабочего времени осуществляют в табеле одним из двух следующих способов:

— методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;

— путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т. д.).

Для отражения использованного рабочего времени за каждый день в табеле отведены две строки:

одна — для отметки условных обозначений видов затрат рабочего времени;

вторая — для записи количества отработанных или неотработанных часов по соответствующим видам затрат рабочего времени.

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени (буквенный и цифровой коды) приведены на титульном листе табеля типовой формы № П-5.

5.2. Документирование при сдельной форме оплаты труда

Для начисления основной заработной платы работникам-сдельщикам используют документы по учету выработки. Какой именно это будет документ, зависит от принятой на предприятии системы учета выработки и организации выполнения самих работ. Так, это может быть:

— рапорт о выработке и приемке работ;

— маршрутный лист (маршрутная карта);

— ведомость о выработке;

— наряды и другие документы.

Нормативными актами формы этих документов не утверждены, поэтому многие предприятия применяют старые добрые формы, разработанные еще во времена СССР.

В каких же случаях следует использовать перечисленные документы

Сейчас разберемся.

Рапорт о выработке. Этот документ применяют в условиях поточно-массового производства на конвейерных линиях с регламентированным ритмом работы и на поточных линиях со свободным ритмом при условии закрепления операций за каждым рабочим.

Согласно рапорту осуществляют ежедневный прием выработки бригады (конвейера) в течение отчетного месяца. Расчет заработной платы рабочего (члена бригады) выполняют на оборотной стороне рапорта.

Выработку рабочих (бригады) учитывают и оплачивают за годные изделия, принятые на конечной операции по полной суммарной расценке всех фактически выполненных операций, закрепленных за рабочим (бригадой).

Маршрутный лист (маршрутная карта). Его применяют в серийном производстве, где движение деталей в процессе обработки осуществляется заранее сформированными партиями.

Маршрутный лист (маршрутная карта) является документом, сопровождающим партию деталей в процессе производства по операциям их обработки в цехах. Его предварительно выписывают на партии деталей в соответствии с графиком их запуска в производство, технологическими картами и т. п. Обратите внимание:

операции в маршрутном листе перечисляют в той же последовательности, в которой они предусмотрены в технологических картах

Каждая партия деталей проходит все операции согласно маршрутному листу. Однако в отдельных случаях партия деталей в процессе работы может быть распределена на две — три более мелкие партии. При этом на вновь выделенную партию выписывают отдельный (дополнительный) маршрутный лист.

В зависимости от условий работы предприятия маршрутные листы могут «работать в паре» с рапортами о выработке продукции за смену.

В этом случае сменный рапорт выполняет роль расчетного документа, в который из маршрутных листов записывают результаты технической приемки продукции по каждой операции.

Применение сменных рапортов позволяет осуществлять оперативный анализ работы каждого рабочего и всего участка в целом в соответствии со сменным производственным заданием.

В конце отчетного периода подсчитывают размер оплаты по каждому наименованию (номеру) детали и операции на весь выпуск продукции, а также сумму заработной платы каждого рабочего согласно выработке, указанной в рапорте.

Наряд на сдельную работу. Этот документ целесообразно применять на предприятиях с индивидуальным и мелкосерийным типами производства, для учета выполненных ремонтных работ и отдельных разовых заказов.

В этом случае производственное задание выдают в виде наряда на сдельную работу на одну смену или на более продолжительный срок. В нем указывают объемы работы и нормы времени на их выполнение. Заметьте: выписку нарядов на сдельную работу проводят до начала работы на основе технологических карт или других технических документов и согласно планируемым объемам производства.

Наряды на сдельную работу могут быть:

1) индивидуальными (выдаваемыми на одного работника);

2) коллективными (выдаваемыми на группу (бригаду) рабочих).

Во время выполнения задания в наряде отмечают заключение о технической приемке работы. В этом случае подсчет суммы заработка, причитающегося рабочему, осуществляют путем умножения количества изготовленной продукции (деталей, изделий) на установленную расценку.

С целью сокращения документации и повышения контрольных функций учета можно применять накопительные наряды, которые действуют в течение длительного времени

Путевой лист. Для начисления заработной платы водителям легковых и грузовых автомобилей можно использовать путевые листы.

На сегодняшний день типовые формы путевых листов для легкового и грузового автомобилей отменены, как и обязательность их применять и предъявлять правоохранительным органам. Однако субъекты хозяйствования по своему усмотрению могут применять самостоятельно изготовленные бланки путевых листов.

Но имейте в виду: они должны содержать обязательные реквизиты первичных документов, предусмотренные п. 2.4 Положения № 88 и ч. 2 ст. 9 Закона № 996*.

5.3. Другие документы для начисления заработной платы

Перечисленные в подразделах 5.1 и 5.2 документы применяют для начисления основной заработной платы работников. Но часто бывает, что работникам необходимо начислить дополнительную заработную плату. Какие документы для этого нужны?

Начисление дополнительной заработной платы осуществляют на основании таких первичных документов, как приказ (распоряжение) о премировании, об установлении доплаты, о предоставлении отпуска и т. п.

Для разграничения учета расходов на оплату труда по нормам и учета отклонений от норм при расчете сумм доплат возможно применение:

листка на доплату — в случае осуществления предусмотренных на предприятии доплат к действующим нормам и расценкам;

наряда на сдельную работу с отличительным знаком (например, с красной полосой по диагонали бланка наряда) — при осуществлении оплаты дополнительных операций, не пре­дусмотренных установленным технологическим процессом.

В этих документах указывают причины доплат и дополнительных работ, а также фамилии лиц, ответственных за их выполнение.

Для документального оформления начислений оплаты труда по среднему заработку (например, за время нахождения в отпуске или в командировке) составляют соответствующие расчеты. Но учтите: чтобы такому расчету придать статус первичного документа, необходимо наличие обязательных реквизитов, предусмотренных п. 2.4 Положения № 88 и ч. 2 ст. 9 Закона № 996.

Документами, подтверждающими сумму расходов на оплату труда работников предприятия, являются расчетные илирасчетно-платежные ведомости.

На сегодняшний день приказом № 489 утверждены расчетно-платежная ведомость работника типовой формы № П-6 и расчетно-платежная ведомость (сводная) типовой формы № П-7. Однако они уже изрядно устарели и являются не очень удобными для использования.

Поэтому рекомендуем разработать собственную усовершенствованную форму расчетной (расчетно-платежной) ведомости.

выводы

  • Основаниями для начисления основной заработной платы работникам с повременной формой оплаты труда являются штатное расписание и табель учета использования рабочего времени.
  • Для работников-сдельщиков начисление основной заработной платы осуществляют на основании документов по учету выработки: рапорта о выработке и приемке работ, маршрутных листов (маршрутных карт), ведомости о выработке, нарядов, путевых листов и др.
  • Начисление дополнительной заработной платы осуществляют на основании таких первичных документов, как приказ (распоряжение) о премировании, об установлении доплаты, о предоставлении отпуска и пр.
  • Документами, подтверждающими сумму расходов на оплату труда работников предприятия, являются расчетные или расчетно-платежные ведомости.

Источник: https://i.factor.ua/journals/nibu/2016/june/issue-50/article-18958.html

Документальное оформление и порядок начисления и выплаты заработной платы

Документальное оформление начисления и выплаты заработной платы

Начисление заработной платы и других видов оплат за текущий месяц производится на основании данных первичных документов по учету выработки (нарядов на работу, актов приемки работ, сменных рапортов о выработке), фактически отработанного времени (табеля учета рабочего времени – формы № Т-12 и Т-13), личной карточки работника (форма № Т-2) и других документов.

Для расчета заработной платы работникам организации применяются расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49) и расчетная ведомость (форма № Т-51).

Эти ведомости являются регистрами аналитического учета, так как составляются в разрезе каждого табельного номера, по категориям работников, по видам оплат и удержаний.

Они заполняются в одном экземпляре в бухгалтерии организации.

В графах «начислено» проставляются суммы по видам оплаты труда, другие доходы, например стоимость различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику, оплаченных за счет прибыли организации.

В графах «Удержано и зачтено» указываются суммы удержаний из заработной платы (аванса за первую половину месяца, налога на доходы физических лиц, алиментов и т.п.).

В графе «к выплате» отражается сумма, подлежащая выплате каждому работнику, которая определяется как разница между начисленными и удержанными суммами.

Расчетные ведомости заполняются по данным лицевых счетов работников по формам № Т-54 или № Т-54а.

Лицевой счет формы № Т-54 заполняется работником бухгалтерии.

В форме № Т-54 отражаются все виды начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.

В лицевом счете приводятся помесячно все виды произведенных начислений и удержаний. Исходя из них, исчисляется средний заработок, необходимый для проведения начислений при оплате отпуска, по больничным листкам и т.д.

По данным лицевого счета составляется налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы с физических лиц по форме № 1-НДФЛ, в которой определяется доход работника нарастающим итогом с начала года, налогооблагаемая база, сумма налога на доходы с физических лиц. Налоговая карточка служит основанием для составления справки о доходах физического лица, которую представляют в налоговые органы.

Кроме того, по каждому работнику составляется индивидуальная карточка учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного единого социального налога, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование. Индивидуальные карточки предназначены для определения налогооблагаемой базы для исчисления единого социального налога в части отчислений в федеральный бюджет, на социальное и пенсионное страхование.

Для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска применяется унифицированная форма № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

При расчете среднего заработка для оплаты отпуска показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период, согласно правилам исчисления него заработка. Также указывается количество рабочих (календарных) дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде.

Для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора (контракта) применяется унифицированная форма № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении} трудового говора с работником (увольнении)».

Форма составляется работником кадровой службы или уполномоченным лицом, а расчет причитающейся заработной платы и других выплат (например, компенсации за неиспользованный отпуск) производится работником бухгалтерии.

При расчете среднего заработка для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, а также удержания за использованный авансом отпуск показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период согласно правилам исчисления среднего заработка. Также указывается количество (календарных) рабочих дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде.

Заработная плата в соответствии со ст.136 НК РФ выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным или трудовым договором.

Согласно ст. 136 ТК РФ заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным или трудовым договором.

При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников.

Обычно выплата заработной платы производится в денежной форме в валюте Российской Федерации (в рублях).

В соответствии с коллективным или трудовым договором по письменному заявлению работника оплата труда может производиться и в иных (неденежных) формах, не противоречащих законодательству Российской Федерации и международным договорам Российской Федерации. Доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20 % от общей суммы заработной платы.

В качестве оплаты труда работодатель вправе выдавать только ту продукцию или товары, свободный оборот которых разрешен законодательством.

Выплата заработной платы в виде спиртных напитков, наркотических, токсических, ядовитых и вредных веществ, оружия, боеприпасов и других предметов, в отношении которых установлены запреты или ограничения на их свободный оборот, не допускается.

Выплата заработной платы работникам может производиться наличными денежными средствами из кассы организации, либо безналичным путем.

Денежные средства для выплаты заработной платы наличными из кассы организация получает с расчетного счета в банке по чеку из чековой книжки.

При выплате денежных средств из кассы организации должны руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением Совета директоров ЦБ России от 22.09.1993 №40.

Выдача наличных денег из касс организаций производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или по платежным ведомостям (форма № Т-53) и расчетно-платежным ведомостям (форма № Т-49). При применении расчетно-платежной ведомости по форме № Т-49 платежные ведомости по формам № Т-53 не составляются.

Расчетно-платежная и платежная ведомости являются оправдательными документами, утверждающими факт выплаты заработной платы работникам организации.

Для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации используется журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-5За), который ведется работником бухгалтерии.

Документы на выдачу заработной платы должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером организации или лицами, на это уполномоченными.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и отбирает расписку получателя.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно: чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей прописью, копеек цифрами.

При получении денег по платежной (расчетно-платежной), ведомости сумма прописью не указывается.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе организации, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе.

Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.

Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: “По доверенности”.

Доверенность остается как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Заработная плата выдается из кассы организации в течение трех дней.

Неполученная в установленный срок заработная плата депонируется (принимается на ответственное хранение).

По истечении установленных сроков выплаты заработной платы кассир должен в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

– составить реестр депонированных сумм;

– в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью;

– записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и указать в ведомости номер расходного кассового ордера.

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Для отнесения сумм к депонированным необходим тот факт, что заработная плата выдавалась всем сотрудникам, но не была выдана отдельным из них, отсутствующим по каким-либо причинам в то время, когда в организации была организована выдача заработной платы.

Если общеустановленные сроки для выплаты заработной платы наступили, заработная плата начислена, а средства для выплаты заработной платы по каким-либо причинам (в том числе отсутствие временно свободных средств) в учреждении банка не получены, то не выплаченные в установленный срок суммы заработной платы депонироваться не должны.

Депонированные суммы после закрытия платежной ведомости сдаются в банк по объявлению на взнос наличными для зачисления на расчетный счет организации.

При этом на сданные суммы составляется отдельный расходный кассовый ордер

При сдаче таких средств на расчетный счет в назначении платежа указывается «депонированная заработная плата», что обязывает банковское учреждение учитывать данные средства отдельно.

Не востребованная работниками депонированная заработная плата хранится до истечения срока исковой давности, т.е. в течение трех лет, и выдается по первому требованию работника.

Выдача депонированных сумм отдельным работникам наличными осуществляется по расходному кассовому ордеру, а если получателей несколько, то может составляться отдельная платежная ведомость.

В соответствии с письмом Минфина России от 24.07.92 г. № 59 «О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях» аналитический учет расчетов с депонентами в части сумм своевременно не выданной заработной платы ведется в реестре (разработочная таблица № 11) или в книге учета депонированной заработной платы (форма № 8).

Книга (форма № 8) открывается на год. Для каждого депонента в ней отводится отдельная строка, по которой указывается табельный номер, фамилия, имя и отчество, депонированная сумма, а в дальнейшем делается отметка о ее выдаче.

Денежные средства на выплату заработной платы безналичным путем могут быть перечислены на счета работников по открытым у них вкладам в коммерческих банках, на счета работников, предназначенные для расчетов пластиковыми картами, и на текущие счета физических лиц.

Выплата заработной платы безналичным путем осуществляется на основе заявления работника, в котором должны быть указаны реквизиты его текущего счета, открытого коммерческим банком. Организация сама выбирает банк, услугами которого она будет пользоваться для осуществления расчетов с работниками по заработной плате в безналичной форме.

При открытии карточных счетов организация определяет категорию карточки, которая будет выдана работнику: расчетная карточка или кредитная карточка.

Расчетная (или дебетовая) карта — это выданная владельцу средств на банковском счете банковская карта, использование которой позволяет держателю банковской карты согласно условиям договора между эмитентом и клиентом распоряжаться денежными средствами, находящимися на его счете в пределах расходного лимита, установленного эмитентом, для оплаты товаров и услуг и/или получения наличных денежных средств.

По таким картам операции ограничиваются суммой, заранее внесенной на счет держателя карты.

Кредитная карта — это банковская карта, использование которой позволяет держателю банковской карты согласно условиям договора с эмитентом осуществлять операции в размере предоставленной эмитентом кредитной линии и в пределах расходного лимита, установленного эмитентом, для оплаты товаров и услуг или получения наличных денежных средств.

Между банком и организацией юридическим лицом должен быть заключен договор на выдачу и использование зарплатных карт, в котором оговорены тарифы на обслуживание карт, условия оплаты изготовления карт (оплату производит сама организация или сами сотрудники) возможность установки банкомата на территории организации и условия его установки и обслуживания.

Согласно этому договору банк осуществляет выпуск (эмиссию), персонализацию, выдачу и обслуживание банковских карт, открьтие специальных карточных счетов, зачисление по поручению юридического лица денежных средств на спецкартсчета работников, а юридическое лицо обеспечивает надлежащее оформление расчетных документов и оплату услуг банка, связанных с изготовлением зарплатной карты и зачислением денежных средств на спецкартсчета.

После заключения договора банк открывает каждому работнику специальный карточный счет, на который и будет зачисляться его заработная плата, а также изготавливает, выдает держателям — работникам юридического лица банковские пластиковые зарплатные карты.

Для выплаты заработной платы по карточным счетам, открытым в уполномоченном банке организации, в банк в согласованные сроки должна быть передана специальная ведомость, в которой должны быть указаны табельные номера, фамилии, имена, отчества сотрудников и суммы заработной платы, подлежащие выдаче.

Ведомость предоставляется на бумажном носителе с подписями ответственных лиц и печатью, а также в электронном виде

На общую сумму необходимую для выплаты заработной платы всем сотрудникам организация составляет одно платежное поручение

Источник: https://studopedia.su/14_25192_dokumentalnoe-oformlenie-i-poryadok-nachisleniya-i-viplati-zarabotnoy-plati.html

Эгида Права
Добавить комментарий